Imprimir Etiquetas desde Excel
Imprime etiquetas de direcciones desde una lista de Excel, Google Sheets o CSV en hojas Avery 5160 (30 por hoja), carta o A4, o descarga un PDF. Sin Word y sin subir tu lista.
Tu lista de direcciones se lee en este dispositivo y no se subeCómo imprimir etiquetas de direcciones desde Excel sin combinar correspondencia
Medidas en milímetros.
Ajuste de la impresora
En milímetros; usa números negativos para mover a la izquierda o hacia arriba. Imprime primero la prueba de alineación para ver cuánto se corre tu impresora.
En la ventana de impresión elige Tamaño real (100 %) — nunca «Ajustar a la página» — y márgenes «Ninguno» o «Predeterminados». Imprime primero la prueba en una hoja normal y ponla sobre la hoja de etiquetas a contraluz.
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Etiquetas desde Excel: hojas de 30, tamaño carta y A4
Respuesta rápida: abre tu archivo de Excel (o copia las celdas de Excel o Google Sheets y pégalas), revisa la plantilla de la etiqueta — {Nombre}, {Calle y número}, {Colonia}, {Ciudad}, C.P. {CP} —, elige tu hoja, por ejemplo Avery 5160 (30 etiquetas de 2.5 × 6.7 cm en una hoja tamaño carta), e imprime a tamaño real (100 %). Las columnas se reconocen por su nombre en español o en inglés, las líneas vacías se saltan y las direcciones largas se achican para caber en su etiqueta en lugar de pasarse a la siguiente. También puedes descargar un PDF para imprimirlo después o llevarlo a una papelería.
Es la alternativa a combinar correspondencia en Word: no hay que conectar la hoja de cálculo, elegir destinatarios ni copiar «Siguiente registro» a cada etiqueta con «Actualizar etiquetas», que es el paso que hace que solo se llene la primera etiqueta o que se repita el mismo nombre en toda la hoja. Si en tu lista el nombre, la calle, la colonia y la ciudad están en columnas separadas, la plantilla los acomoda en renglones; si ya tienes las direcciones escritas una debajo de otra, pégalas con una línea en blanco entre cada una y cada bloque será una etiqueta. Para etiquetas de remitente elige «La misma dirección en todas las etiquetas» y se llena la hoja completa.
Las hojas de etiquetas se piden por formato: en México, Colombia y Puerto Rico se usa papel tamaño carta (Avery 5160 de 30 por hoja, 5161 de 20, 5163 de 10 para paquetes, 5167 de 80 para remitente); en España, A4 (Apli 01273 de 24 por hoja, Avery L7160 de 21). Las hojas Janel numeran igual que Avery (J-5260, J-5261, J-5163) y tienen las mismas medidas, pero no publican sus márgenes: imprime primero la prueba de alineación en una hoja normal y ponla sobre tu hoja a contraluz. Si tu marca usa otra medida, «Medidas personalizadas» acepta cualquier hoja.
Casi todas las etiquetas mal impresas vienen de la ventana de impresión, no de la plantilla: «Ajustar a la página» reduce la hoja unos milímetros y cada fila se corre un poco más; imprimir una hoja carta con el papel en A4 (o al revés) también la mueve. Imprime a tamaño real en el tamaño de papel correcto y usa el ajuste de la impresora si la tuya todavía se corre. Excel también quita el cero inicial de los códigos postales (03940 se vuelve 3940); la herramienta lo recupera cuando la columna tiene otros códigos de cinco dígitos. Tu lista se lee en esta pestaña del navegador y no se sube a ningún lado: sirve para listas de clientes, socios o invitados de una boda.
Hojas de etiquetas: carta y A4
| Hoja | Medida de la etiqueta | Etiquetas por hoja | Uso |
|---|---|---|---|
| Avery 5160 / 8160 (carta) | 2.5 × 6.7 cm | 30 | Sobres, invitaciones, tarjetas |
| Avery 5161 / 8161 (carta) | 2.5 × 10.2 cm | 20 | Direcciones largas |
| Avery 5162 / 8162 (carta) | 3.4 × 10.2 cm | 14 | Direcciones con empresa |
| Avery 5163 / 8163 (carta) | 5.1 × 10.2 cm | 10 | Paquetes y envíos |
| Avery 5164 / 8164 (carta) | 8.5 × 10.2 cm | 6 | Paquetes grandes |
| Avery 5167 / 8167 (carta) | 1.3 × 4.4 cm | 80 | Remitente |
| Apli 01273 (A4) | 70 × 37 mm | 24 | Sobres (España) |
| Avery L7160 (A4) | 63.5 × 38.1 mm | 21 | Sobres (papel A4) |
| Avery L7163 (A4) | 99.1 × 38.1 mm | 14 | Direcciones largas (papel A4) |
En México, Colombia y Puerto Rico se usa papel tamaño carta; en España, A4. Las hojas Janel siguen la numeración de Avery (J-5260 para 30 por hoja, J-5261 para 20, J-5163 para 10), igual que las de Office Depot (OD5160, OD5162). Si tu marca usa otra medida, mide el ancho y el alto de una etiqueta, el margen superior y el izquierdo, y usa «Medidas personalizadas».
Imprimir etiquetas desde Excel, paso a paso
- Abre tu archivo .xlsx o .csv, o selecciona las celdas en Excel o Google Sheets (con la fila de títulos), cópialas y pégalas en el cuadro.
- Revisa «Qué va en cada etiqueta»: cada línea es un renglón de la etiqueta y {Columna} se cambia por el dato de esa columna. Haz clic en el nombre de una columna para agregarla.
- Elige la hoja de etiquetas. Si las primeras etiquetas de tu hoja ya se usaron, pon en «Empezar en la etiqueta» la primera libre.
- Haz clic en Imprimir prueba de alineación y imprímela en una hoja normal a tamaño real (100 %). Ponla sobre la hoja de etiquetas a contraluz.
- Pon la hoja de etiquetas en la impresora y haz clic en Imprimir etiquetas, también al 100 %. O descarga el PDF e imprímelo desde cualquier lector de PDF.
Errores comunes al imprimir etiquetas
| Problema | Por qué pasa | Cómo arreglarlo |
|---|---|---|
| Las etiquetas se corren hacia abajo fila tras fila | La impresión está escalada («Ajustar a la página»). | Imprime a tamaño real (100 %). |
| Todo sale movido o más chico | La hoja es carta y la impresora tiene A4 (o al revés). | Elige en la impresora el mismo tamaño de papel que tu hoja. |
| Todo sale movido unos milímetros | Cada impresora jala el papel un poco distinto. | Imprime la prueba y usa el ajuste de la impresora; pon el tipo de papel en «Etiquetas». |
| Solo se llena la primera etiqueta (en Word) | Falta copiar los campos con «Actualizar etiquetas». | Aquí no hace falta: cada fila de tu lista es una etiqueta. |
| El código postal salió sin el cero | Excel guardó 03940 como número. | La herramienta lo recupera; en Excel usa formato de Texto. |
| Acentos raros (é en lugar de é) | El CSV se guardó con otra codificación. | Ábrelo aquí: se detecta solo. O guarda el archivo como .xlsx. |
| Una dirección no cabe | Tiene demasiadas líneas o una línea muy larga. | Se achica sola; si sale en rojo, acórtala o usa una etiqueta más grande. |
Preguntas frecuentes
¿Cómo imprimo etiquetas desde Excel sin Word?
Abre aquí tu archivo .xlsx o .csv —o selecciona las celdas en Excel o Google Sheets, cópialas y pégalas—, revisa qué columnas van en cada etiqueta, elige tu hoja (por ejemplo Avery 5160, 30 por hoja) e imprime o descarga un PDF. No hay que combinar correspondencia ni conectar un origen de datos.
¿Por qué mis etiquetas se imprimen corridas hacia abajo?
Casi siempre porque la ventana de impresión está escalando la hoja: «Ajustar a la página» o «Reducir páginas grandes» la achica un poco, y cada fila cae un poco más arriba de su etiqueta. Elige Tamaño real (100 %), el tamaño de papel de tu hoja (carta o A4) y márgenes «Ninguno» o «Predeterminados»; imprime la prueba de alineación en una hoja normal y, si tu impresora todavía se corre uno o dos milímetros, usa el ajuste de la impresora.
¿Qué hoja uso para 30 etiquetas por hoja?
La Avery 5160 (u 8160): 30 etiquetas de 2.5 × 6.7 cm (1 × 2⅝ pulgadas) en una hoja tamaño carta, en 3 columnas y 10 filas. Es la más común para sobres e invitaciones. Las hojas Janel J-5260 y Office Depot de 30 por hoja usan la misma medida: imprime primero la prueba de alineación para comprobar los márgenes.
¿Por qué se pierde el cero del código postal?
Excel guarda 03940 como el número 3940 si la columna no tiene formato de Texto (y un formato personalizado 00000 solo lo disimula). La herramienta recupera el cero cuando la columna del código postal tiene otros códigos de cinco dígitos. En Excel, da formato de Texto a la columna antes de escribir o importar los códigos.
¿Mi lista de direcciones se sube a algún servidor?
No. El archivo lo lee esta página en tu navegador, y las etiquetas y el PDF se hacen en tu dispositivo. No se envía nada a ningún servidor, así que puedes usarla con listas de clientes o socios.